Ontvangstbevestiging en melding vervolgstappen
Als een persoon die werkzaam is voor een organisatie melding maakt van een vermoeden van een misstand, waaronder een schending van het Unierecht, dan moet de werkgever de melder binnen 7 dagen na deze melding informeren dat diens organisatie deze melding heeft ontvangen. De werkgever moet de melder daarnaast binnen 3 maanden na het verzenden van deze ontvangstbevestiging uitleggen welke vervolgstappen er zijn en/of nog worden genomen.
Geheimhoudingsplicht
De identiteit van de melder mag niet worden prijsgegeven zonder zijn instemming. Iedere persoon die vertrouwelijke informatie in het kader van een melding krijgt, moet deze informatie geheimhouden. De werkgever moet ervoor zorgen dat iedereen binnen de organisatie zich hieraan houdt. Onder vertrouwelijke informatie vallen in ieder geval de identiteit van de melder, de identiteit van personen die bij de melding worden genoemd en bedrijfsgeheimen. Als mensen wettelijk verplicht zijn om over bepaalde informatie melding te doen, dan geldt deze geheimhoudingsplicht niet. Bijvoorbeeld als er een wettelijke plicht geldt om aangifte te doen.
Registratieplicht
De werkgever moet de meldingen over misstanden op een goede manier registreren. De gegevens over een melding mogen niet langer worden opgeslagen dan nodig is om aan wet- en regelgeving te voldoen. Als een melding wordt gedaan via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem, moet deze melding worden geregistreerd. Hier moet dan aan worden voldaan:
- het gesprek opnemen en als zodanig opslaan;
- door een nauwkeurige schriftelijke weergave (transcriptie) van het gesprek op te slaan.
Voorafgaand aan het opnemen van het gesprek, moet de melder toestemming geven. Wordt er een schriftelijke weergave opgeslagen, dan moet de melder de kans krijgen om de schriftelijke weergave te controleren, eventueel te corrigeren en goed te keuren.