‘Als overheid moet je door en door betrouwbaar zijn’
In deze serie praktijkverhalen vragen we organisaties hoe zij omgaan met integriteitskwesties. Bij de gemeente Amsterdam rapporteert het Bureau Integriteit al sinds de oprichting in 2000 direct aan de gemeentesecretaris. Jeanine Kooistra is sinds 2014 hoofd van het bureau en vindt dat je integriteit goed moet positioneren. “Als de hoogste baas erover gaat, is het altijd een factor die zwaar weegt.”
Wat doet Bureau Integriteit precies, en is dat veranderd door de jaren heen?
“Eigenlijk ziet Bureau Integriteit er al sinds de oprichting hetzelfde uit. We beheren het meldpunt, doen onderzoek naar meldingen, en hebben een centrale vertrouwenspersoon. Ook maken we risico-analyses en kijken we naar kwetsbaarheden in processen en hoe je dat kunt beheersen. Verder geven we training en advies. Leren en handhaven zijn onze pijlers. We leveren na elk onderzoek een rapport op, maar ook een aanbevelingsbrief aan de directeur. Elk kwartaal bespreken we alle aanbevelingen in het gemeentelijk managementteam. Leidinggevenden op de werkvloer zijn verantwoordelijk voor de implementatie van verbetering, maar verandering brengen is niet eenvoudig. We proberen integriteit echt in alle onderdelen van de organisatie zichtbaar te maken, zodat het een onderdeel wordt van het dagelijks handelen.”
“Een nieuwer onderdeel van Bureau Integriteit is de screeningsunit. We screenen derden waarmee de gemeente Amsterdam zaken wil doen, bijvoorbeeld vanuit een aanbesteding. We willen met integere organisaties samenwerken en fraude of andere incidenten voorkomen. De screening draagt echt bij aan de integriteit van de gemeente.”
Waarom is integriteit zo belangrijk voor de Gemeente Amsterdam?
“Het begint altijd bij de burger, en de macht die je als overheid hebt. Onze taken en bevoegdheden kunnen inbreuk doen op het dagelijks leven. We kunnen geld afnemen, vergunningen wel of niet verlenen... Als burger ben je afhankelijk van de overheid, en juist in die situatie moet je op de overheid kunnen vertrouwen. Dat kan pas als de overheid ook integer is, je weet dat er op een goede manier gewerkt wordt en ambtenaren geen misbruik van je maken. Dus ambtenaren moeten volgens ons hun afwegingen ‘ZUS’ maken: zorgvuldig, uitlegbaar en standvastig. Je moet als overheid door en door betrouwbaar zijn.”
Worden er veel meldingen gedaan en hoe gaan jullie hier mee om?
“In 2021 kregen we 102 meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen, waarvan er naar 15 een uitgebreid onderzoek werd ingesteld. Daarnaast krijgen we ook veel signalen en adviesvragen: vorig jaar zo’n 179. Een melding betekent bijna altijd: hier is iets aan de hand. Een melding valideren is daarom superbelangrijk. Gaat het over het handelen van een ambtenaar? Is het een concreet vermoeden, of kan het nog verder onderbouwd worden om het concreter te maken? Kunnen we dit onderzoeken, en is onderzoek wel de juiste interventie? Wij kijken met de organisatie welke andere interventie er nodig is, dat is onze kracht.”
“Ambtenaren maken elke dag ingewikkelde beslissingen, en zijn daar soms niet voldoende bij beschermd. Voor Bureau Integriteit startte, moesten bijvoorbeeld parkeermeters met contant geld geleegd worden door onze mensen. Die liepen met een zak contant geld over straat. Daar kan zoveel bij misgaan. De vraag is: hoe doe je dat, en hoe maak je het mensen makkelijker om het goede te doen? We zien tegenwoordig vaak dat het misgaat op ‘checks and balances’: een beslissing moet langs heel veel poortjes, maar niemand voelt zich écht verantwoordelijk. Ons advies: breng het terug naar twee of drie poortjes. Hoe zorg je dat er niet teveel hordes zijn om iets te regelen? Versimpel het proces, en maak het transparant. Zo is duidelijker wie echt verantwoordelijk is en wordt het proces minder kwetsbaar.”
Wat is een veilig werkklimaat en wat is daarvoor nodig?
“Een sociaal veilige omgeving waar je je beschermd voelt, waar je jezelf kan zijn en kan zeggen wat je wil (of moet) zeggen. Dat begint in kleine kring, bij je eigen team en afdeling. Maar er is ook een infrastructuur nodig voor als het mis gaat. Kun je terecht bij een vertrouwenspersoon die je goed helpt en perspectief geeft? Wordt er onderzoek gedaan en worden signalen opgepakt? Het begint altijd aan de voorkant. Een leidinggevende moet in staat zijn om integriteit met mensen te bespreken en een veilige werkomgeving te creëren. En ook als collega’s moet je kunnen ingrijpen, zoals bij ongewenst gedrag. Het vereist inzet van iedereen: erover praten, én naar elkaar luisteren.”
Wat is de rol van werknemers hierin?
“Bureau Integriteit (BI) richt zich vooral op werken aan integriteit met leidinggevenden. Zij hebben een belangrijke rol in een organisatie van zo’n 18.000 werknemers. We vinden laagdrempeligheid heel belangrijk en proberen dat in al onze communicatie te benadrukken. Onze boodschap is: ‘je kunt altijd sparren bij BI’. De drempel om iets te melden is soms hoog. Men denkt: ‘als ik ga praten, komt er gelijk een onderzoek, dat wil ik helemaal niet!’. Vertrouwenspersonen moeten daarom goed weten hoe ze mensen kunnen adviseren. En onze werknemers én burgers moeten weten waar het meldpunt is. Melden is belangrijk: als het aantal meldingen terugloopt, is het nog maar de vraag of we het als gemeente wel goed doen. Daarom bevragen we onze collega’s in de organisatie ook actief. Bijvoorbeeld in coronatijd: gebeurt er minder, of zien we vanwege het thuiswerken minder?”
Tegen welke uitdagingen lopen jullie aan?
“Het is enorm moeilijk om integriteit in de drukte van alledag levend te houden. Dat is de grootste uitdaging. Ook ambtenaren zijn druk met resultaten behalen. Heb je net de ambtseed afgelegd, dan is het top of mind. Daarna kan integriteit naar de achtergrond verdwijnen. Het is aan ons om er structureel aandacht aan te blijven geven. Dat doen we met communicatie, maar ook met trainingen, we geven er zo’n 150 per jaar.”
Waar winnen jullie zelf advies in, en waarover?
“Thema’s als fraude en benadeling kennen we, maar soms komen er nieuwe thema’s voorbij. Of krijgt een thema ontzettend veel aandacht, zoals (seksueel) grensoverschrijdend gedrag op dit moment. In onze gedragscode staat al een hoofdstuk ‘Omgaan met anderen’, over pesten, discriminatie en intimidatie. Daar doen we ook onderzoek naar. Ondanks dat we zelf een expertisecentrum zijn voor Amsterdam, leren we constant bij. In een netwerk met o.a. universiteiten en andere organisaties wisselen we bijvoorbeeld kennis en ervaring uit. Of we volgen een training op een bepaald thema. Fraude met facturen is bijvoorbeeld een heel ander thema dan grensoverschrijdend gedrag; dat gaat over perceptie en intentie, en vaak minder over feitelijke gedragingen. Dat vraagt weer een andere verificatie en benadering van meldingen.”
Wat verandert er voor jullie met de Wet bescherming klokkenluiders?
“We hebben in onze meldregeling al veel verankerd, dus er verandert niet heel veel. Dat je straks niet eerst intern een melding hoeft te doen, maar ook direct extern kunt melden zal wel impact hebben. We moeten er echt aan blijven werken dat de drempel om intern te melden laag is, dat je signalen opvangt en mensen het idee hebben dat ze in hun eigen organisatie terecht kunnen. Daarnaast is communicatie met de melder belangrijk. Dat is niet altijd makkelijk: je maakt een afweging tussen vertrouwelijkheid en transparantie. Dat je met de nieuwe wet binnen een bepaalde termijn terugkoppelingen moet geven aan de melder is een goede stok achter de deur. Toch is dat met meldingen van externen (burgers) lastiger. Je kunt niet altijd heel veel informatie geven, die je intern in de organisatie weer wel kunt geven.”
Welke tip zou jij (publieke/overheids-)organisaties geven om het nog beter te doen?
“Besteed aandacht aan de validatie van meldingen. Die zorgvuldige afweging en vertrouwelijkheid is onmisbaar. Geen goede validatie kan veel schade toebrengen. Ik weet ook dat kleine organisaties niet altijd een heel Bureau Integriteit oprichten, daar is geen capaciteit voor. Hen zou ik aanraden: bundel de krachten. Een gezamenlijke vertrouwenspersoon kan bijvoorbeeld al helpen. Maar het belangrijkste is misschien wel positionering. Als de hoogste baas erover gaat, is het altijd een factor die zwaar weegt. Als de top niet meegaat, kom je niet ver. Daarom rapporteren wij al sinds het begin aan de gemeentesecretaris. Ga dus op de zeepkist staan, laat zien wat je doet en bespreek dit met je eigen mensen.”