Hoe kun je als werkgever mogelijke misstanden op het werk snel oplossen en voorkomen? Als grote werkgever heeft de Nederlandse politie te maken met verschillende soorten meldingen. Denk aan grensoverschrijdend gedrag of discriminatie en fraude. Meldpuntcoördinator Bert van Sinttruije vertelt hoe de politie omgaat met mogelijke misstanden. Hoe kunnen andere organisaties daarvan leren?
Bert (links) met collega
Meldpunt voor klokkenluiders
De politie heeft sinds 2014 een centraal meldpunt voor meldingen van mogelijke maatschappelijke misstanden. Een paar jaar geleden verving het Klokkenluiders Meldpunt Politie (KMP) dit meldpunt. Van Sinttruije en zijn collega vormen samen het KMP: ‘We zagen dat eenheden op verschillende manieren met meldingen omgingen en dat er in de organisatie veel onbekend was over het onderwerp. Het meldpunt is bedoeld om binnen en buiten de organisatie ervaringen uit te wisselen en te ontdekken hoe we als organisatie het beste kunnen omgaan met vermoedens van misstanden.’
Vertrouwenswerk vergroot naamsbekendheid
Het Klokkenluiders Meldpunt Politie houdt zich bezig met vertrouwenswerk op het gebied van integriteit. Sinds een aantal jaren loopt er ook een voorlichtingscampagne op het gebied van integriteit. ‘We geven elk jaar twaalf tot twintig sessies in alle teams over niet-integer gedrag’, vertelt Sinttruije. ‘Als KMP geven wij voorlichting aan alle eenheidsleidingen, arbeidsjuristen, preventiemedewerkers en reguliere vertrouwenspersonen. De preventiemedewerkers doen dat voor de teams van de eenheden. Door te werken aan de naamsbekendheid van het KMP en duidelijk te maken waar wij voor zijn, staan meer collega’s ervoor open om binnen de organisatie hun signaal af te geven.’
De weg van de melder
Een medewerker die een melding wil doen, kan op verschillende manieren met het meldpunt in contact komen. Bijvoorbeeld via een collega, een vertrouwenspersoon of het intranet. Van Sinttruije: ‘Wij koppelen de melding aan twee vertrouwenspersonen, die in gesprek gaan met de melder of melders. De vertrouwenspersonen leren dan zoveel mogelijk over de inhoud van de melding. Daarna besluiten wij als meldpunt samen met de vertrouwenspersonen en een onafhankelijke jurist of er sprake is van een maatschappelijke misstand.’
Advies aan bevoegd gezag
Als er sprake is van een vermoeden van een maatschappelijke misstand, geeft het Klokkenluiders Meldpunt een interventieadvies aan het hoogst bevoegde gezag. Dat is bijvoorbeeld een advies om een onderzoek te starten of procedures aan te scherpen. Het bevoegde gezag beslist vervolgens welke interventie wordt uitgevoerd. Is er geen sprake van een misstand, maar wel van een probleem? ‘Dan geven we een signaal af aan de directeur Integriteit of de betreffende leidinggevende’, zegt Van Sinttruije.
Uitdagingen in communicatie en anoniem melden
De meldpuntcoördinator vertelt dat de opvolging van meldingen soms een uitdaging is. ‘Politiemensen zijn mondiger geworden. Als het meldpunt een melding niet als misstand beoordeelt of de uitslag van een onderzoek niet aan de verwachting voldoet, stappen ze vaker naar de ombudsman of het Huis voor klokkenluiders. Melders verwachten ook dat wij invloed kunnen uitoefenen op de uitkomst van een onderzoek, maar dat is niet zo. Om misverstanden te voorkomen, leggen we nu duidelijker uit wat melders mogen verwachten. Zo staat in onze infographic dat het bevoegd gezag de besluiten neemt, niet de melder of het meldpunt.’
Naast omgaan met weerstand, is ook anoniem melden een uitdaging. ‘Hoe geef je daar vorm aan? Daarover ben ik in gesprek met Defensie en de Marechaussee’, vertelt Van Sinttruije. ‘Bij een anonieme melding kun je geen verdiepende vragen stellen, want je weet niet wie de melder is. Ook de gevolgen van een anonieme melding zijn lastig: leent anoniem melden zich niet te makkelijk voor wraak op bepaalde mensen?’
Meer meldingen
De aanpak van de politie lijkt te werken. ‘Mensen weten ons beter te vinden dan vroeger. Ze blijven minder lang met dingen rondlopen. In heel 2017, toen ik begon als vertrouwenspersoon, waren er 30 meldingen. Nu zitten we in september en zijn dat er al bijna 50. Dat zijn lang niet altijd meldingen van mogelijke misstanden. Soms hebben melders alleen advies nodig. Het is ontzettend belangrijk dat mensen hun verhaal kunnen doen. Dat verlaagt de drempel om problemen te kaarten en draagt bij aan een veilig werkklimaat.’
Lessen voor andere organisaties
Van Sinttruije heeft de volgende tips voor organisaties die mogelijke misstanden willen voorkomen en oplossen:
- Zorg voor goed geschoolde vertrouwenspersonen, die intern en extern (gecertificeerd) zijn opgeleid.
- Zorg dat vertrouwenspersonen een gesprekshandleiding krijgen, met alle gesprekspunten die in een gesprek met de melder moeten terugkomen: van jezelf voorstellen tot een uitleg over het vervolg van de melding.
- Zorg dat de vertrouwenspersonen zich bewust zijn van hun rol. Ze zijn geen maatschappelijk werkers die altijd klaar moeten staan voor de melder. Ze zijn er voor de melder, maar ook voor de integriteit van de organisatie.
- Bespreek heftige meldingen met de vertrouwenspersoon en bied hen wanneer wenselijk gepaste zorg.
Goed leiderschap als basis
En de belangrijkste les? Die gaat over leiderschap. ‘Goed leiderschap is de basis voor een veilige en integere werkcultuur. Daarmee bedoel ik leiders die luisteren naar wat je te zeggen hebt en die uitleggen waarom ze iets besluiten, ook al ben je het er niet mee eens. Een leidinggevende plaatste een keer twee collega’s over, maar legde wel uit waarom. Zo ontstond er begrip bij de melder én bij degene over wie de melding ging. Een melding kan een leermoment zijn, feedback om mee aan de slag te gaan. Dat is de boodschap die we dit jaar willen verspreiden.’