Nederlandse Spoorwegen (NS) draagt bij aan veilig werkklimaat met meldpunt en vertrouwenspersonen
De Wet bescherming klokkenluiders omvat twee soorten misstanden: een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, of een schending van het recht van de Europese Unie. Om dit binnen organisaties veilig aan de kaak te kunnen stellen, en op te lossen, is het van belang een goed georganiseerd meldpunt te installeren. De Nederlandse Spoorwegen (hierna NS) deed dat. Juliette Heikens en Christel de Vries, beiden adviseur integriteit bij NS, vertellen hoe.
Aanpassen van de meldregeling
Het meldpunt van NS valt onder het Team Integriteit, dat bestaat uit vier adviseurs en een leidinggevende. Intern wordt de scheiding gemaakt tussen overtredingen op het gebied van enerzijds zakelijke integriteit. Denk aan fraude, belangenverstrengeling, of corruptie. En omgangsvormen aan de andere kant. NS bereikt haar medewerkers via het verspreiden van flyers, posters, nieuwsbrieven, het bijhouden van informatie over integriteit en hoe te melden via het intranet en het creëren van bewustwording middels trainingen.
De Vries: “Ik werk nu zes jaar voor het team integriteit bij NS. Toen ik in dienst kwam, bestond er al een soort meldregeling. Maar dit was een regeling met veel juridisch jargon. Ook het meldpunt was sinds eind 2016 aanwezig: een extern online SpeakUp platform. In 2018 hebben we de juridische teksten omgeschreven naar de Regeling Integriteitsmeldingen met als doel toegankelijkheid en leesbaarheid te bevorderen.” Heikens vult aan: “We hebben het zo geschreven dat mensen laagdrempelig begrijpen wat hun rechten en plichten zijn, waar ze terecht kunnen, hoe ze advies kunnen vragen. Toen we hoorden dat de Wet bescherming klokkenluiders zou gaan veranderen en geïmplementeerd moest worden, hebben we uitgebreid geïnventariseerd: wat betekent de nieuwe wetgeving voor ons? Hoe passen we onze huidige meldregeling zo aan dat we compliant zijn? Hoe kunnen we onze werknemers zo goed mogelijk faciliteren?”
Wat is er veranderd?
Om het proces zo toegankelijk mogelijk te maken, heeft NS één meldpunt gecreëerd voor zowel meldingen over omgangsvormen als zakelijke integriteit. Heikens: “We hebben het versimpeld zodat medewerkers zich via één punt kunnen uiten. Team Integriteit bepaalt vervolgens via welk traject de melding gaat lopen. Het meldpunt voor het gedeelte omgangsvormen is met name bedoeld voor strafrechtelijke zaken, afdelingsbrede incidenten zoals een angstcultuur, of vergaand seksueel grensoverschrijdend gedrag”, vult de Vries aan. “Maar als het gaat om een ruzie tussen twee collega’s, past daar een ander beleid bij. Dan adviseren we altijd om eerst met elkaar in gesprek te gaan . Als dat niet lukt, vraag je de leidinggevende om hulp. Mocht dat niet tot een oplossing leiden, ga je nog een treetje hoger. We bieden passende hulp bij iedere stap. We kijken samen naar hoe we het oplossen zodat iedereen een veilige werkomgeving heeft.”
Heikens: “Als het gaat om een onderlinge ruzie tussen medewerkers of een van de medewerkers ervaart ongewenst gedrag, dan wil je dat zo oplossen dat de relatie te herstellen valt. Doel is het centraal stellen van: hoe gaan we na het conflict weer goed door één deur? In plaats van een langdurig en complex meldproces, heel formeel, dat voor niemand prettig is. Soms willen mensen alleen een luisterend oor en op een goede manier hun verhaal kwijt. In deze gevallen kan een vertrouwenspersoon de melder bijstaan. Dan wil je de-escaleren en het management de kans geven de veilige werkomgeving te herstellen .”
Vertrouwenspersonen
Naast het versimpelen van de toegang tot het meldpunt, heeft Team Integriteit een prominentere rol gecreëerd voor de vertrouwenspersonen. “We hebben een intern netwerk van zo’n twaalf vertrouwenspersonen, verspreid over Nederland, bij allerlei verschillende bedrijfsonderdelen van NS”, aldus de Vries. “We hebben het proces nauwkeurig beschreven: de vertrouwenspersonen kunnen namelijk vaak de beste inschatting maken over welke route past bij de melding. Soms kan een leidinggevende de persoon zijn om te helpen. Soms moet je juist naar een klachtencommissie of het meldpunt Integriteit. Als je dat als melder steeds zelf moet verzinnen, op het moment dat je wanhopig bent, kun je dat niet meer goed overzien. Dan wil je iemand die het menselijk uitlegt zonder dat er gelijk allerlei automatische protocollen in werking treden.”
Traditionele middelen
De vertrouwenspersonen zijn vindbaar via het intranet van NS. Heikens: “Het lastige daaraan is echter dat we ook met een grote groep monteurs en personeel op of rond de trein te maken hebben. Zij hebben nauwelijks toegang tot een computer en maken hier dus niet dagelijks gebruik van. Dan werken online nieuwsbrieven en een intranet niet zo goed.” Om dat op te lossen, zet NS ook meer traditionele communicatiemiddelen in zoals flyers, posters en een sticker aan de binnenkant van de NS-telefoonhoesjes. De Vries: “Op de sticker zijn twee QR-codes te zien die naar een pagina linkt met informatie over een vertrouwenspersoon en over het Meldpunt Integriteit. Ook staat het telefoonnummer van deze twee loketten erop. Mensen gaan vaak pas op zoek naar informatie op het moment dat ze zich in zo’n situatie bevinden. Dat willen we voor zijn.”
Uitdagingen
Wat voor tips zou Team Integriteit bij NS meegeven aan organisaties die de Wet bescherming klokkenluiders goed willen implementeren? Heikens: “Denk goed na over hoe om te gaan met de anonieme meldingen: die zijn echt heel complex. Enerzijds wil je iemands privacy respecteren. Anderzijds wil je de melder kunnen spreken om goed te achterhalen wat er aan de hand is en wat er misgaat. Daarom hebben we bijvoorbeeld Teams-calls gehad waarbij het scherm op zwart bleef en de melder een apart emailadres had aangemaakt zodat de contactgegevens niet herleidbaar waren. Zo kun je wel samen in gesprek. Maar je moet hier wel vooraf over nadenken.” De Vries: “Een andere tip: probeer complexe materie zo begrijpelijk mogelijk te verwoorden. Pas je communicatie goed aan op je doelgroep. Je ontkomt niet aan juridische taal. Maar zorg dat het niet te kil klinkt, en dat er voldoende uitleg beschikbaar is. En betrek verschillende interne stakeholders bij het ontwerpproces. Zo hebben we de afdeling Risk& Compliance betrokken, de afdeling Legal, de vertrouwenspersonen, de Centrale Ondernemingsraad, teammanagers, en HR specialisten. Doordat iedereen aansloot heeft het proces langer geduurd, maar het meldpunt staat nu wel als een huis.”