Strengere eisen interne meldprocedure

Ontvangstbevestiging en melding vervolgstappen

Als een persoon die werkzaam is voor uw organisatie melding maakt van een vermoeden van een misstand, waaronder een schending van het Unierecht, dan moet u de melder binnen 7 dagen na deze melding informeren dat uw organisatie deze melding heeft ontvangen. U moet de melder daarnaast binnen 3 maanden na het verzenden van deze ontvangstbevestiging uitleggen welke vervolgstappen er zijn en/of nog worden genomen.

Geheimhoudingsplicht

De geheimhoudingsplicht van de identiteit van de melder is aangescherpt. Volgens de nieuwe wet mag de identiteit van de melder niet worden prijsgegeven zonder zijn instemming.

Iedere persoon die vertrouwelijke informatie in het kader van een melding krijgt, moet deze informatie geheimhouden. U moet er als werkgever voor zorgen dat iedereen binnen uw organisatie zich hieraan houdt. Onder vertrouwelijke informatie vallen in ieder geval de identiteit van de melder, de identiteit van personen die bij de melding worden genoemd en bedrijfsgeheimen. Als mensen wettelijk verplicht zijn om over bepaalde informatie melding te doen, dan geldt deze geheimhoudingsplicht niet. Bijvoorbeeld als er een wettelijke plicht geldt om aangifte te doen. 

Registratieplicht

U moet de meldingen over misstanden op een goede manier registreren. De gegevens over een melding mag u niet langer opslaan dan nodig is om aan wet- en regelgeving te voldoen. Als een melding wordt gedaan via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem, moet u deze melding registreren. Dit kunt u doen door:

• het gesprek op te nemen en als zodanig op te slaan;
• door een nauwkeurige schriftelijke weergave (transcriptie) van het gesprek op te slaan.

Wilt u het gesprek opnemen, dan moet de melder van tevoren toestemming geven. Wordt er een schriftelijke weergave opgeslagen, dan moet de melder de kans krijgen om de schriftelijke weergave te controleren, eventueel te corrigeren en goed te keuren.